Sicuramente ogni rappresentante di classe organizza la gestione del fondo cassa nella maniera che ritiene più soddisfacente ai bisogni e alle caratteristiche della classe. Personalmente ho sempre cercato di gestire le raccolte e i pagamenti ai fornitori attraverso raccolte specifiche per poter tenere meglio traccia del flusso dei soldi: per il teatro, per il progetto, per la visita didattica. In alcuni di questi casi sono previste facilitazioni per la partecipazione di più fratelli o di ragazzi H o per situazioni familiari e la raccolta permette di indicare anche un prezzo diverso per ogni alunno, gestendo il pagamento con un’unica azione.
Ma il compito di noi rappresentanti è, purtroppo, anche quello più banale di acquistare rotoloni, carta igienica, carta per fotocopie, colori. Ad alcuni viene richiesto anche materiale sanitario come termometri e cerotti. Per gestire queste spese piccole spese che si dividono equamente fra tutti gli alunni o comunque i casi previsti sono quello di partecipare o non partecipare, possiamo procedere registrando direttamente la spesa.
Sappiamo che per incassare abbiamo bisogno di una raccolta, ma la richiesta della maestra è urgente perché quando ti avverte è perché il prodotto è terminato. Possiamo pure aprire una raccolta, cosa che sicuramente faremo, ma la maestra si aspetta di trovare il materiale alle 8:00 in classe e non c’è la possibilità di raccogliere i soldi del fondo cassa dai genitori. Ma i soldi, per alcuni di loro, già sono in cassa: ci sono solo 75 euro, a fronte di 34 euro per acquistare i prodotti.
Acquistiamo la merce, la recapitiamo a scuola e rientrando a casa andiamo a registrare lo scontrino premendo il bottone 
Per completare la registrazione
1) indichiamo il fornitore; 2) indichiamo il motivo dell’acquisto; 3) indichiamo l’importo dello scontrino; 4) indichiamo la data dell’acquisto; 5) riempiamo il campo della descrizione con informazioni che potrebbero tornare comode in futuro, come l’indicazione del progetto o semplicemente il numero dello scontrino.
Vorrei che notaste la griglia e in particolar modo la colonna delle Quote: il valore che si inserisce come importo viene suddiviso fra tutti i partecipanti in parti uguali.
Confermate le operazioni, la situazione di cassa è la seguente:
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